Quoi faire ou ne pas faire pour assurer le bon déroulement d'une visio avec des sites distants ?
Il faut le vivre pour mieux comprendre. Lorsqu'on est sur le site principal d'une visioconférence, on peut facilement oublier les personnes sur les sites distants et rapidement perdre leur intérêt.
De même, lorsque les personnes dans les sites distants commencent à se parler entre eux, en gesticulant de tout bord, cela peut déstabiliser les personnes qui président la réunion. D'un côté comme de l'autre, il faut se discipliner comme si nous étions tous dans une même grande salle.
À considérer lorsqu'on anime :
• Si possible, arrivez quelques minutes avant le début de la rencontre pour vous installer et détecter tout problème technique.
• Vérifiez que la caméra soit bien centrée sur vous, que la vue n'est pas obstruée.
• Confirmez avec vos participants dans les sites que le son est adéquat, de part et d'autre.
• Annoncez la manière dont les questions dans la salle ou les droits de parole seront gérés (en tout temps versus à la fin seulement; ou, en levant la main versus en interrompant si une présentation cache les sites distants).
• Prévoyez du temps, entre les sections de votre exposé ou de l'ordre du jour, pour recevoir des questions en provenance des autres sites.
• Utilisez votre meilleure voix radiophonique (parlez fort et clairement).
• Évitez les discussions, même à voix basse, à proximité d'un micro ouvert.
• Demandez de fermer les micros après leur utilisation.
• Répétez en tout temps les questions reçues à micro fermé avant de répondre.
• Planifiez la rencontre pour entrer dans le délai imparti, car la prolongation n'est pas toujours possible et la coupure abrupte est vraiment frustrante.
À considérer lorsqu'on participe :
• À moins d'une indication contraire, levez la main lorsque vous désirez poser une question. Attendez de recevoir un droit de parole de la part de la présidence.
• Parlez fort et clairement.
• Sauf lorsque vous prenez la parole, fermez votre micro.
• Évitez de discuter entre vous lorsque la présidence parle, même à micro fermé.
• N'hésitez pas à signaler les problèmes de son ou d'image à la présidence.
Cette section a été élaborée en collaboration avec nos utilisateurs. N’hésitez pas à nous faire part de votre expérience ainsi que de vos suggestions d’amélioration afin d’aider tous et chacun à vivre une expérience positive de visioconférence. Vous pouvez nous contacter par courriel : cecovi@usherbrooke.ca